LÀM SAO ĐỂ GIAO VIỆC CÓ NGHỆ THUẬT

Làm sao để giao việc có nghệ thuật

Nếu bạn là "sếp", hãy biết rằng khả năng giao tiếp tốt là một yêu cầu tối cần thiết để có thể truyền đạt thông điệp của mình cho nhân viên hiểu và hành động theo ý mình muốn. Và để có được kỹ năng này, cần có sự đầu tư về mặt thời gian để tìm ra một phương pháp phù hợp và rèn luyện nó trở thành thói quen. Vậy để đạt được trình độ cao trong nghệ thuật "khiến" người khác làm đúng ý của mình, hay nói ngắn gọn hơn là "giao việc", thì các nhà quản lý cần phải thực hiện những "chiêu" nào

v  Làm rõ mục tiêu công việc

Mục tiêu công việc sẽ rõ ràng nếu bạn chuẩn bị đầy đủ các thông tin trả lời liên quan đến 4 chữ W (trong tiếng Anh) trước khi giao việc: - What: nêu cụ thể công việc bạn yêu cầu là gì việc gì? - Who: ai là người liên quan với nhân viên của bạn để thực hiện công việc được giao, hay ai là người nhận kết quả công việc được giao? - When: bạn muốn công việc hoàn tất khi nào? - Where: địa điểm công việc được thực hiện là ở đâu?2

v  Đưa ra lý do thực hiện công việc (chữ W thứ 5: Why)

Đây là bước rất quan trọng nhằm giúp nhân viên hiểu rõ mục đích cuối cùng của công việc. Nhờ vậy, khi gặp trở ngại trong lúc thực hiện công việc, họ sẽ cố gắng xoay xở để thực hiện bằng được công việc, nhất là khi không có bạn bên cạnh.

v  Đừng tìm kiếm sự hoàn hảo!

Mục tiêu của bạn là để công việc được hoàn thành, chứ không phải để tạo ra một kiệt tác. Hãy thiết lập một tiêu chuẩn chất lượng cũng như một khung thời gian tương đối để hoàn thành công việc. Một khi bạn đẫ tạo lập được mong đợi ở công việc đã giao, hãy để nhân viên của bạn quyết định thực hiện dự án như thế nào.

v  Cung cấp một bản hướng dẫn công việc cụ thể hoàn chỉnh

Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn đã có tất cả các thông tin cần thiết để hoàn thành công việc. Hãy khẳng định rằng anh ta hiểu – và chấp nhận những yêu cầu công việc.4

v  Yêu cầu lặp lại hướng dẫn

Đây là một cách giúp bạn kiểm chứng xem cấp dưới đã nắm bắt được công việc hay chưa, cũng là cách giúp bạn rà soát lại chính mình xem mình còn sót thông tin nào quan trọng nữa hay không. Bạn đừng quên khuyến khích cho nhân viên đặt câu hỏi, và lắng nghe họ trình bày những khó khăn, trở ngại mà họ dự đoán, giúp họ đưa ra những hướng giải quyết khả thi. Công việc này tuy "tốn ít calo", nhưng hiệu quả của nó nhiều khi làm chính bạn ngạc nhiên đấy: bạn sẽ phát hiện ra tài năng ở nhân viên, trong mắt nhân viên bạn là người quản lý dễ gần và biết chia sẻ, và điều quan trọng là đảm bảo khả năng thành công của công việc bạn giao.

v  3

v  Hướng dẫn - minh họa (nếu cần)

Thường thì bước này cần thiết đối với công việc liên quan đến máy móc, dụng cụ. Đối với các công việc khác, thì tùy theo mức độ thạo việc của nhân viên mà bạn linh động thực hiện hay không thực hiện bước này. Những nhân viên thạo việc thường thích được tự quyết định cách thức thực hiện công việc để khả năng tư duy của họ được phát triển. Trong trường hợp này, nếu bạn là người cẩn thận hoặc vì mức độ tối quan trọng của công việc, bạn có thể dò lại bằng cách hỏi: "Em định thực hiện công việc này như thế nào?" để đảm bảo rằng cách thực hiện của nhân viên không ảnh hưởng đến uy tín của công ty.5

v  Theo dõi thực hiện

Dân gian thường nói: "Phòng bệnh hơn chữa bệnh". Bạn nên thường xuyên thăm dò quá trình thực hiện công việc xem có những trở ngại phát sinh hay không. Nếu có, bạn hãy điều chỉnh yêu cầu công việc sao cho phù hợp với thực tế. Đừng đợi đến giờ chót mới kiểm tra thì có thể quá muộn đấy!6

v  Phản hồi

Bạn có phải là kiểu người quản lý "nhân viên làm tốt thì lặng yên, còn có chuyện rắc rối mới làm rùm beng" không? Nếu không, thì xin chúc mừng bạn, vì nhân viên của bạn chắc chắn sẽ không ngại cống hiến nếu có được người quản lý biết phản hồi kết quả thực hiện công việc một cách hợp lý. Đừng tiết kiệm lời khen nhân viên trước tập thể! Những việc nhỏ như cái vỗ vai, cái bắt tay kèm với một nụ cười nếu nhân viên làm tốt là một trong những động lực quý giá giúp cho nhân viên gắn bó với doanh nghiệp. Đừng chỉ trích một cách thái quá nếu nhân viên phạm sai lầm, vì như thế lần sau nhân viên sẽ ngại việc khó. Điều quan trọng là hãy cho nhân viên thấy bạn muốn biến sai lầm của họ thành cơ hội học hỏi.

v  Hãy nói lời cảm ơn với những người chấp nhận trách nhiệm

Bạn cần đảm bảo rằng các  nhân viên biết rằng những cố gắng nỗ lực của họ được bạn công nhận và đánh giá cao.